Protection des données

Conseil du comté de Kilkenny - Avis de confidentialité sur les aides au logement

Afin de fournir la gamme la plus efficace et la plus ciblée de services de logement social pour répondre aux besoins des citoyens du comté de Kilkenny, nous serons tenus de collecter, traiter et utiliser certains types d'informations sur les personnes qui demandent un logement social. Selon le service de logement social demandé, les informations recherchées peuvent inclure des "données personnelles" telles que définies par les lois sur la protection des données et par le règlement général sur la protection des données (RGPD) et peuvent concerner votre situation personnelle (en tant que demandeur) et les membres de votre famille qui peut également faire partie de votre demande de logement.

Pourquoi avons-nous cet avis de confidentialité ?
Le conseil du comté de Kilkenny a créé cette déclaration de confidentialité afin de démontrer notre engagement ferme en matière de confidentialité et de vous assurer que dans toutes vos transactions avec le conseil du comté de Kilkenny, nous assurerons la sécurité des données personnelles que vous nous fournissez.
Le conseil du comté de Kilkenny crée, collecte et traite quotidiennement une grande quantité de données personnelles dans divers formats multiples. L'engagement du conseil du comté de Kilkenny envers vous est que les données personnelles que vous pourriez être amené à nous fournir sont ;

Obtenu de manière licite, loyale et transparente
Obtenu uniquement à des fins spécifiées, explicites et légitimes
Adéquat, pertinent et limité à ce qui est nécessaire aux fins pour lesquelles il a été obtenu
Enregistré, stocké avec précision et en toute sécurité et, si nécessaire, mis à jour
Conservé uniquement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles il a été obtenu.
Conservées sous une forme permettant l'identification de la personne concernée
Traitées uniquement d'une manière qui assure la sécurité appropriée des données personnelles, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illégal.

Base juridique de la collecte, du traitement et du partage des données personnelles dans le cadre de la fourniture de logements sociaux
Le conseil du comté de Kilkenny en tant qu'autorité de logement peut, aux fins de ses fonctions en vertu des lois sur le logement de 1966-2014, demander toutes les informations contenues dans tout formulaire de demande d'aide au logement qui a été conçu par le ministère du Logement, de la Planification et des Gouvernements locaux pour utilisé par toutes les autorités locales et par le conseil du comté de Kilkenny.

Types de données personnelles requises
Avant de remplir un formulaire de demande d'aide au logement, vous devez lire attentivement la notice d'information qui accompagne le formulaire. Vous devez veiller à répondre pleinement à toutes les questions lorsqu'elles vous concernent et à fournir les pièces justificatives requises. Si vous ne fournissez pas de réponse détaillée aux questions qui vous concernent ou si vous ne fournissez pas les pièces justificatives requises, votre candidature pourrait être considérée comme incomplète et retarder votre candidature. Vous devrez également soumettre les détails des numéros PPS de tous les membres de votre foyer inclus dans le formulaire de demande.
Tous les candidats sont tenus de fournir des informations sur les catégories de données suivantes (le cas échéant)

Données personnelles du demandeur et de tout conjoint ou partenaire
Informations sur la nationalité du demandeur et de tout conjoint ou partenaire
Détails matrimoniaux du demandeur et de tout conjoint ou partenaire
Détails de l'emploi du demandeur et de tout conjoint ou partenaire
Détails du revenu hebdomadaire du demandeur et de tout conjoint ou partenaire
Détails de tout autre membre du ménage cherchant un logement (y compris les enfants)
Détails de tout motif médical ou d'invalidité pouvant avoir une incidence sur la demande
Détails des arrangements d'hébergement actuels et historiques du demandeur
Détails de toute autre propriété ou terrain dans lequel les candidats ont un intérêt financier
Détails de toute infraction à l'ordre public pour laquelle le demandeur ou tout membre du ménage a été condamné
Détails des aides au logement recherchées
Liste des zones à l'intérieur des limites du comté de Kilkenny où le demandeur accepterait un logement social.

Par exemple, une copie du formulaire de demande d'aide au logement social et de la notice d'information qui l'accompagne est accessible via le lien suivant,

Comment vos données personnelles seront utilisées/traitées par la section du logement au sein du conseil du comté de Kilkenny

Numéros de téléphone et adresses e-mail
Lorsque vous nous contactez, nous pouvons vous demander un numéro de téléphone portable (ou une adresse e-mail). Si tel est le cas, nous pouvons utiliser ce numéro pour vous contacter par SMS (ou e-mail) ainsi que par téléphone. Nous ne vous contacterons que pour les questions qui affectent votre demande d'aide au logement, telles que les paiements ou pour vous informer des réunions relatives à votre demande de logement/location. Aucun SMS (ou e-mail) ne contiendra d'informations pouvant être utilisées pour vous identifier, c'est-à-dire votre nom, de sorte que si votre téléphone est perdu/volé, les messages ne pourront être associés qu'au téléphone mobile auquel le SMS a été envoyé.

Stockage électronique et traitement de vos données
Le volume de clients que le Conseil dessert et la gamme de services de logement que nous fournissons nécessitent un système informatique pour gérer les demandes des clients. Les données de ces applications sont ajoutées au système informatique iHouse (iHouse) et les applications papier et la documentation connexe sont numérisées vers un système de gestion de documents (iDocs). Les informations demandées sur les formulaires et stockées dans ces systèmes sont pertinentes pour une évaluation de votre admissibilité à un service de logement pertinent, qu'il s'agisse d'une demande de logement social, d'une demande de subvention, d'un prêt au logement ou d'autres services et soutiens. L'accès aux données est contrôlé et limité au personnel concerné impliqué dans l'évaluation et le traitement des différents services avec d'autres mesures de sécurité telles que les mots de passe.
Si vous décidez d'interrompre une candidature ou si vous êtes suspendu de la liste des logements, nous stockerons l'historique de votre candidature par voie électronique afin de pouvoir vous recontacter plus efficacement. Le Département du logement met en œuvre la politique nationale de rétention. Cela s'appliquera à tous les dossiers papier.

Partage de vos données personnelles
Les données que vous fournissez au conseil du comté de Kilkenny dans le cadre de votre demande de logement social seront utilisées par le conseil du comté de Kilkenny afin de déterminer si vous êtes admissible à la fourniture d'aides au logement. Cependant, certaines de vos données personnelles (voir la liste ci-dessous) peuvent être partagées avec d'autres départements de service au sein du conseil du comté de Kilkenny afin qu'il ne vous soit pas demandé de fournir les mêmes données personnelles plusieurs fois, c'est-à-dire

Nom
Adresse et coordonnées
RPSN

Ces données personnelles seront partagées avec les départements de service tels que;
Section des finances Services généraux
Recouvrement Eau & Voirie
Services d'incendie de l'environnement

Le conseil du comté de Kilkenny partagera également vos données avec d'autres organes statutaires/autorités locales dans le but de vous fournir un service de logement, de garantir l'exactitude des informations, de protéger les fonds publics, de recouvrer des dettes ou de prévenir, détecter ou enquêter sur infractions et à des fins statistiques.

Si vous ne souhaitez pas que les données personnelles identifiées ci-dessus que vous avez fournies dans le cadre de votre demande de logement, vous devez l'indiquer par écrit au service du logement du conseil du comté de Kilkenny lorsque vous faites votre demande. Vous pouvez également informer les autres sections énumérées ci-dessus que vous ne souhaitez pas que vos informations personnelles d'une demande de logement soient utilisées dans votre demande pour leurs services et que vous souhaitez fournir un nouvel ensemble complet de données personnelles. Si une telle demande est reçue, le service du logement peut ne pas être en mesure de vous fournir un service de logement.

Communiquer avec d'autres organismes publics pour obtenir des renseignements personnels
Le personnel de l'offre de logement social peut être amené, de temps à autre, dans le cadre de l'exercice de ses fonctions d'autorité responsable du logement en vertu des lois sur le logement de 1966-2014, à demander et à obtenir des informations auprès des organismes suivants,

Une autre régie du logement,
Le Bureau des avoirs criminels,
An Garda Siochana,
Le Département des Affaires de l'Emploi et de la Protection Sociale,
TOUSLA
Le Health Service Executive (HSE), et/ou
Un Organisme d'Habitation Agréé

Politique de conservation des dossiers
Le conseil du comté de Kilkenny a adopté la politique nationale de conservation qui donne plus de détails sur la période pendant laquelle vos données personnelles seront conservées par le conseil du comté de Kilkenny et ce qui leur arrivera après l'expiration de la période de conservation requise.
Une copie de la politique de conservation des dossiers est accessible via le lien suivant,

Politique nationale de rétention.pdf

Vos droits
Vous avez le droit de demander l'accès aux données personnelles vous concernant, d'obtenir la confirmation de l'existence de données vous concernant, d'être informé du contenu et de la source des données et de vérifier leur exactitude. En outre, si les données que nous détenons s'avèrent inexactes, vous avez le droit de modifier, supprimer, bloquer ou vous opposer à l'utilisation des données personnelles détenues par le conseil du comté de Kilkenny. Dans certaines circonstances, le blocage de l'accès aux données peut retarder ou supprimer l'accès à un service lorsque les données sont requises par la loi ou à des fins essentielles liées à la fourniture d'un service pour vous. Veuillez noter que pour aider à protéger votre vie privée, nous prenons des mesures pour vérifier votre identité avant d'accorder l'accès aux données personnelles. Pour exercer ces droits d'utilisation, vous devez suivre les étapes suivantes,

Formulaire de demande d'accès à la protection des données.docx

Droit de se conformer au Commissariat à la protection des données
Si vous n'êtes pas satisfait du résultat de la réponse que vous avez reçue du conseil du comté de KILKENNY concernant votre demande, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du commissaire à la protection des données qui peut enquêter sur la question pour vous.
Le site Web du Commissaire à la protection des données est www.dataprotection.ie ou vous pouvez contacter son bureau à :
Lo Numéro d'appel: 1890 252 231
Courriel : info@dataprotection.ie
Adresse postale : Commissaire à la protection des données
Maison du canal
Station Road
Portarlington, comté de Laois. R32 AP23.